Федеральная налоговая служба уточнила свою позицию по использованию бумажных перевозочных документов после перехода на обязательный электронный документооборот. В ведомстве подчеркнули: бумажная накладная сама по себе не означает автоматических налоговых последствий, однако систематический отказ от электронных перевозочных документов (ЭПД) может привлечь дополнительное внимание налоговой службы.
Об этом сообщил начальник управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков во время вебинара, организованного оператором ЭДО «Астрал».
Бумажная накладная не означает автоматического доначисления налогов
По словам представителя ФНС, сам факт оформления транспортной накладной или другого перевозочного документа на бумаге не является самостоятельным основанием для исключения расходов на перевозку из налоговой базы по налогу на прибыль.
При проверке налоговая служба в первую очередь оценивает реальность хозяйственной операции, наличие подтверждающих документов и исполнение налоговых обязательств.
Это означает, что разовое использование бумажного документа не должно автоматически приводить к негативным налоговым последствиям для перевозчика или его клиента.
Однако на этом послабления заканчиваются.
Систематический отказ от ЭПД может вызвать вопросы ФНС
Федор Новиков отдельно подчеркнул, что не следует воспринимать позицию ФНС как разрешение продолжать работать исключительно с бумажными документами.
Систематическое игнорирование требований по переходу на электронный документооборот может стать одним из факторов риска при налоговом контроле. По мнению ведомства, постоянное использование бумажных накладных может свидетельствовать о наличии причин, по которым компания не хочет переходить к прозрачному электронному взаимодействию.
При этом налоговая служба намерена оценивать поведение компании не по одной перевозке, а в совокупности за определенный период.
Для транспортных компаний это означает, что регулярное оформление бумажных транспортных накладных после введения обязательного ЭДО может привлечь дополнительное внимание со стороны налоговых органов.
В сентябре перевозчикам придется адаптироваться к новым требованиям
С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательный электронный формат для ряда перевозочных и экспедиторских документов.
В автомобильных грузоперевозках это, в частности, касается транспортной накладной и заявки на перевозку. Электронный формат также распространяется на транспортные документы в железнодорожных и авиационных перевозках и на экспедиторские документы.
Для перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов переход на ЭДО означает необходимость заранее проверить готовность информационных систем, операторов электронного документооборота и сотрудников, отвечающих за оформление перевозок.
Разовое использование бумаги допустимо, но злоупотреблять им не стоит
В ФНС отмечают, что при оценке ситуации будут учитывать реальные обстоятельства. В частности, более лояльный подход возможен в период адаптации рынка к новым требованиям.
Отдельно учитываться могут ситуации, когда электронное оформление невозможно из-за технических проблем или нестабильного интернет-соединения.
Поэтому участникам рынка грузоперевозок важно разделять два понятия: разовое вынужденное оформление бумажного документа и систематический отказ от электронного документооборота.
Для автомобильных грузоперевозок по России оптимальная стратегия — заранее организовать работу с ЭПД и использовать бумажные документы только в тех случаях, когда для этого действительно есть объективные основания.
Что это значит для автомобильных грузоперевозок
Для перевозчиков переход на ЭПД становится не просто техническим изменением способа оформления документов. Электронный документооборот постепенно становится стандартной частью организации грузоперевозок по России.
Компаниям необходимо обеспечить:
- подключение к оператору ЭДО;
- возможность формирования и подписания электронных перевозочных документов;
- наличие электронной подписи у ответственных сотрудников;
- корректное оформление транспортных накладных и заявок;
- контроль обмена документами между перевозчиком, заказчиком и другими участниками перевозки;
- сохранность электронных документов и возможность подтвердить реальность выполненной перевозки.
Главный вывод ФНС: бумажная транспортная накладная не становится автоматически основанием для налоговых претензий, но систематическое игнорирование обязательного электронного документооборота может привести к дополнительному вниманию налоговой службы.
Перевозчикам и заказчикам грузоперевозок стоит уже сейчас проверить готовность к работе с ЭПД, чтобы переход на новые правила с 1 сентября 2026 года не повлиял на организацию перевозок и оформление документов.
В ООО «Вита-Трак`Т» считают, что подготовка к обязательному ЭДО позволит перевозчикам избежать лишних рисков и сделать оформление грузоперевозок по России более прозрачным и удобным для всех участников транспортного процесса.
