С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательный переход на электронные перевозочные документы. Однако электронная транспортная накладная нужна не при каждой автомобильной перевозке. В Министерстве транспорта РФ разъяснили, в каких случаях перевозчикам необходимо оформлять транспортную накладную, а когда достаточно бумажного путевого листа.
Для автомобильных грузоперевозок это особенно важно: путевой лист с 1 сентября 2026 года пока не переводится в обязательный электронный формат.
Когда нужна электронная транспортная накладная
С 1 сентября транспортная накладная и заявка на перевозку груза должны оформляться в электронном виде в случаях, когда перевозка осуществляется на основании договора перевозки груза.
Электронные перевозочные документы передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через операторов, имеющих соответствующий допуск.
По информации Минтранса, архитектура системы предусматривает работу через аккредитованных операторов. Они обеспечивают взаимодействие перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей и других участников перевозки с ГИС ЭПД.
Когда можно оформить путевой лист
Как пояснили в Министерстве транспорта, транспортная накладная является обязательным документом именно при наличии договора перевозки груза.
Если договор перевозки не заключается, а отношения сторон регулируются договором поставки или купли-продажи товара, требования об оформлении транспортной накладной в таком случае не применяются. При выполнении перевозки собственными силами оформляется путевой лист.
Еще одна ситуация — перевозка в рамках договора транспортной экспедиции, если экспедитор использует собственный транспорт. В этом случае отдельный договор перевозки груза не заключается, поэтому транспортная накладная не требуется, а перевозчику необходимо оформить путевой лист.
Таким образом, перед оформлением документов важно определить, какой именно договор лежит в основе грузоперевозки.
Бумажные транспортные накладные не будут штрафовать до 1 марта 2027 года
Минтранс также подтвердил ранее принятое решение о введении переходного, нештрафуемого периода.
До 1 марта 2027 года автомобильных перевозчиков не будут штрафовать за выполнение рейса с бумажной транспортной накладной. В течение этого периода сотрудники Госавтоинспекции и Ространснадзора при выявлении такого нарушения будут ограничиваться устным предупреждением.
При этом в Министерстве транспорта подчеркнули: отсутствие штрафов не означает отмену обязанности использовать электронные перевозочные документы.
То есть перевозчикам уже с 1 сентября 2026 года необходимо готовиться к работе с ГИС ЭПД и электронными транспортными накладными, даже несмотря на наличие переходного периода.
ФНС продолжит принимать бумажные документы
Свою позицию по переходу на электронные перевозочные документы вновь озвучила и Федеральная налоговая служба.
В ФНС сообщили, что сам факт оформления перевозочного документа на бумаге вместо электронного формата не является достаточным основанием для налоговых санкций или автоматических налоговых доначислений.
Налоговые органы будут оценивать обстоятельства конкретной ситуации в совокупности, в том числе наличие намерения совершить налоговое правонарушение и последствия действий налогоплательщика.
Для грузоперевозчиков это означает, что переход на электронный документооборот не должен автоматически приводить к проблемам с подтверждением расходов или налоговым учетом.
Какие документы переводятся в электронный формат
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный документооборот распространяется не только на автомобильные грузоперевозки.
В электронный формат переводятся:
- транспортная накладная и заявка — при автомобильных перевозках;
- транспортная железнодорожная накладная — при железнодорожных перевозках;
- грузовая накладная — при авиационных перевозках;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка.
Для автомобильных перевозчиков основными документами остаются транспортная накладная, заявка и путевой лист. При этом требования к электронному оформлению этих документов различаются.
Когда бумажные документы разрешены и после 1 сентября
Минтранс также напоминает, что законодательством предусмотрены отдельные исключения, при которых перевозочные документы можно продолжать оформлять на бумаге.
В перечень таких случаев входят, в частности, отдельные перевозки специальных и военных грузов, операции с участием иностранных контрагентов, перевозки для личных нужд, а также перевозки на территориях, где действуют специальные правовые режимы.
Поэтому перед оформлением документов перевозчику необходимо учитывать не только вид транспорта и характер груза, но и основание перевозки, участников сделки и действующие законодательные исключения.
Что важно знать автомобильным перевозчикам
Для транспортных компаний переход на электронные перевозочные документы означает необходимость заранее проверить готовность всех участников грузоперевозки к работе с ГИС ЭПД.
В первую очередь необходимо определить:
- На основании какого договора выполняется перевозка.
- Требуется ли в конкретном случае транспортная накладная.
- Нужно ли оформлять заявку на перевозку.
- Можно ли воспользоваться предусмотренным законодательством исключением.
- Через какого оператора электронного документооборота будут передаваться документы в ГИС ЭПД.
- В каких случаях достаточно путевого листа.
Для перевозчиков, которые ежедневно выполняют автомобильные грузоперевозки по России, правильное определение комплекта документов становится особенно важным с началом обязательного электронного документооборота.
Главное: с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная обязательна при перевозке, основанной на договоре перевозки груза. Если договора перевозки нет и перевозка выполняется, например, в рамках поставки товара собственным транспортом или экспедитор использует собственный транспорт, в соответствующих случаях оформляется путевой лист. При этом до 1 марта 2027 года за бумажную транспортную накладную перевозчиков не будут штрафовать, однако обязанность перехода на электронные перевозочные документы сохраняется.
Компания ООО «Вита-Трак`Т» внимательно следит за изменениями законодательства в сфере грузоперевозок и учитывает новые требования при организации перевозок по России.
