С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательной частью автомобильных грузоперевозок. Однако на практике возможны ситуации, когда оформить или передать электронную транспортную накладную (ЭТрН) невозможно из-за сбоя ГИС ЭПД, проблем у оператора ЭДО или отсутствия интернет-соединения.
Для таких случаев Минтранс утвердил порядок действий при нештатных ситуациях. Перевозчику важно не просто перейти на бумажный документ, а правильно зафиксировать причину сбоя и сохранить подтверждающие документы.
Что делать при сбое ГИС ЭПД
Если государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) временно недоступна, оператор должен уведомить участников перевозки о возникшей проблеме в течение двух часов.
При этом оператор продолжает обмениваться документами между участниками перевозки, однако временно не передает их в государственную систему. После восстановления работы ГИС ЭПД накопленные электронные документы направляются в систему.
Для перевозчика это означает, что при техническом сбое не следует самостоятельно создавать параллельный документооборот без фиксации обстоятельств. Необходимо получить подтверждение проблемы от оператора.
Как подтвердить технический сбой
Одного устного обращения в службу поддержки недостаточно. При возникновении проблем с электронной транспортной накладной перевозчику рекомендуется направить обращение через официальный канал, предусмотренный оператором.
Нужно сохранить:
- номер обращения в службу поддержки;
- переписку с оператором;
- уведомления о техническом сбое;
- ответы оператора;
- справку, подтверждающую факт неисправности, если она была запрошена.
По запросу участника перевозки оператор может предоставить справку в свободной форме, подтверждающую технический сбой. Такой документ может стать важным доказательством при возникновении вопросов со стороны заказчика, грузоотправителя или контролирующих органов.
Если у водителя нет интернета
Отдельная ситуация возникает, когда электронную транспортную накладную невозможно оформить или получить из-за отсутствия интернет-соединения у водителя либо грузоотправителя.
В этом случае необходимо зафиксировать обстоятельства, которые помешали оформить электронный перевозочный документ. Оптимальным вариантом является составление акта об отсутствии связи.
В акте рекомендуется указать:
- дату и точное время возникновения проблемы;
- место, где отсутствовало интернет-соединение;
- участников оформления;
- характер технической проблемы;
- предпринятые попытки восстановить соединение;
- причину невозможности оформления ЭТрН в электронном виде.
По возможности акт следует подписать водителю, представителю грузоотправителя и представителю склада. Это позволит подтвердить, что невозможность оформить электронную накладную возникла непосредственно в момент перевозки, а не была создана задним числом.
Когда можно оформить бумажную транспортную накладную
При наличии подтвержденной нештатной ситуации допускается оформление перевозочного документа на бумаге. При этом бумажная транспортная накладная должна содержать необходимые сведения и быть подписана участниками перевозки.
Перевозчику важно понимать разницу между временным переходом на бумажный документ из-за объективного сбоя и обычным отказом от электронного документооборота. Бумажное оформление должно быть связано с конкретной нештатной ситуацией и подтверждено документально.
После восстановления интернет-соединения или работоспособности информационных систем участникам перевозки необходимо вернуться к установленному электронному документообороту.
Что предъявлять водителю при проверке
При дорожной проверке водитель может предъявить электронный перевозочный документ с помощью программного обеспечения, интегрированного с информационной системой оператора.
Также предусмотрена возможность предъявления бумажной копии электронного документа со штампом электронной подписи. Поэтому перевозчику необходимо заранее проверить, каким способом водитель сможет получить доступ к транспортной накладной и подтвердить ее оформление.
Если проблема возникла у оператора ЭДО
При сбое информационной системы оператор обязан принять меры для восстановления работоспособности. Кроме того, он должен уведомить оператора государственной информационной системы и уполномоченные органы.
Для перевозчика ключевой задачей остается фиксация собственной стороны инцидента. Все обращения, номера заявок, ответы технической поддержки и полученные справки желательно сохранять в электронном виде вместе с документами по конкретной перевозке.
Почему нельзя оформлять документы задним числом
Особое внимание перевозчикам следует обратить на момент оформления транспортной накладной. Если в момент перевозки из-за нештатной ситуации был обоснованно оформлен бумажный документ, не следует автоматически рассматривать последующее создание электронной накладной как обязательное действие задним числом.
Ранее начальник Управления электронного документооборота ФНС Федор Новиков также выступал против ретроспективного формирования электронных перевозочных документов. Если транспортная накладная была оформлена на бумаге непосредственно в момент перевозки, ее последующий перевод в электронную форму после завершения рейса не решает проблему, возникшую при первоначальном оформлении.
Что стоит предусмотреть транспортной компании заранее
Для автомобильных грузоперевозок по России порядок действий при технических сбоях лучше закрепить не только во внутренних инструкциях, но и в договорах с заказчиками, экспедиторами и складскими организациями.
В договоре перевозки или транспортной экспедиции целесообразно определить:
- порядок уведомления сторон о сбое ЭДО;
- каналы связи для срочных сообщений;
- порядок оформления бумажной транспортной накладной;
- правила составления акта об отсутствии интернет-связи;
- порядок взаимодействия с оператором ЭДО;
- сроки хранения переписки и подтверждений технического сбоя;
- порядок перехода обратно на электронные перевозочные документы после устранения проблемы.
Краткий алгоритм для перевозчика
1. Зафиксировать проблему.
Определить, где именно возник сбой: в ГИС ЭПД, у оператора ЭДО, на стороне грузоотправителя или у водителя.
2. Обратиться к оператору.
Использовать официальный канал поддержки и получить номер обращения.
3. Сохранить подтверждения.
Не удалять переписку, уведомления, ответы службы поддержки и другие цифровые доказательства.
4. Зафиксировать отсутствие связи.
Если проблема связана с интернетом на месте погрузки или в пути, составить акт с указанием даты, времени, места и обстоятельств.
5. Оформить бумажный документ.
Если электронное оформление объективно невозможно, оформить перевозочный документ на бумаге с необходимыми реквизитами и подписями участников.
6. Продолжить перевозку.
Водитель должен иметь при себе документы, подтверждающие законность перевозки и причины бумажного оформления.
7. После восстановления связи вернуться к ЭДО.
Дальнейшее оформление документов выполняется в установленном электронном порядке.
Главное для перевозчика
Для транспортной компании, выполняющей автомобильные грузоперевозки по РФ, главное правило при нештатной ситуации с ЭТрН — не оставлять технический сбой без документального подтверждения.
Номер обращения, акт об отсутствии связи, справка оператора и сохраненная переписка позволяют подтвердить, почему электронная транспортная накладная не была оформлена или передана в обычном порядке.
Итог
Сбой ГИС ЭПД, неисправность оператора или отсутствие интернет-связи не должны приводить к хаотичному оформлению документов. Важны три действия: зафиксировать нештатную ситуацию, подтвердить ее документами и правильно оформить перевозку.
Такой подход особенно важен в условиях обязательного электронного документооборота при грузоперевозках автомобильным транспортом по России.
ООО «Вита-Трак`Т» — автомобильные грузоперевозки по России с соблюдением требований к перевозочным документам и организации доставки грузов.
